Regels en afspraken

Reglement

De organisatie van KinderVakantieWeek Rijpelberg heeft een aantal regels opgesteld om de KinderVakantieWeek zo soepel en gezellig mogelijk te laten verlopen.

Voorop staat de veiligheid van kinderen. Zorg daarom dat kinderen voorbereid naar de activiteiten van KVW Rijpelberg komen. Het is een vermoeiende week, dus zorg voor een goede voorbereiding. Uit ervaring is gebleken dat de kinderen vaak geen regenkleding of droge kleding meenemen. Trek kinderen ook gemakkelijke kleren aan die vies mogen worden. Als de zon schijnt is zonnebrand noodzakelijk (gelieve vooraf uw kind insmeren). Wilt u hier voor zorgen!?

Dan een paar onvermijdelijke spelregels:

Het inschrijfgeld wordt niet terugbetaald als:

- Kinderen onverhoopt toch niet meedoen.
- De organisatie zich door onvoorziene omstandigheden (bijv. erg slecht weer) genoodzaakt ziet de week of een gedeelte daarvan af te gelasten.

De organisatie stelt zich niet aansprakelijk voor eventuele ongevallen en/of verloren geraakte eigendommen.

Belangrijke informatie voor ouders/verzorgers:

- Voor contact met het bestuur zijn de bestuursleden te bereiken middels de contactgegevens

- Als uw kind niet kan komen maar wel is ingeschreven, wilt u dit dan aan het bestuur doorgeven

- Als u een kind heeft dat iets niet mag eten of drinken, medicijnen gebruikt, noteer dit op het inschrijfformulier

Op maandag dient u een formulier voor medicijnverstrekking in te vullen!

- Voor het afbellen van uw kind(eren) en voor noodgevallen zijn bestuursleden beschikbaar, ook tijdens de KinderVakantieWeek.



Huishoudelijk reglement



1 Inleiding.
Onderstaand reglement geldt voor de Stichting Kindervakantievertier Helmond en haar activiteiten. Het is opgesteld met de bedoeling duidelijkheid te verschaffen over de werkwijze van de stichting en de (ongeschreven) regels die er gelden.


2 Wijzigingen reglement.
Het reglement is tot stand gekomen door besluiten die in het verleden genomen zijn in het bestuur. Wijzingen in het reglement of toevoegingen kunnen alleen worden aangebracht door besluitvorming in het bestuur.


3 Besluitvorming in het bestuur.
Een besluit wordt aangenomen als er een meerderheid van stemmen in het bestuur aanwezig is. Met meerderheid wordt bedoeld de helft van het aantal aanwezige bestuursleden, die een stem uitbrengen, plus 1. Bij een gelijk aantal stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend.


4 Leeftijdbegrenzing.
4.1 Bestuur.
Medewerkers moeten minimaal 18 jaar zijn om in aanmerking te komen om lid te worden van het bestuur.

4.2 Leiding.
Het bestuur streeft er naar om de leiding van de groepen in te delen op zo’n manier dat er kan worden gesproken van een groepsleiding die de verantwoording kan nemen over een groep kinderen. Mogelijkheden voor de jongste vrijwilligers om als hulpleiding op te treden zijn o.a. voor de jongste groepen als zij minimaal 13 jaar zijn. Er dienen dan wel tenminste twee groepsleiders aanwezig te zijn van minimaal 18 jaar.
Voor de oudste groepen geldt een minimumleeftijd van 18 jaar.

4.3 Ondersteunende vrijwilligers.
Hulp van vrijwilligers voor ondersteuning wordt zeer gewaardeerd, zij hebben echter geen bevoegdheid tot het nemen van beslissingen of het leiden van groepen. Ondersteunende vrijwilligers moeten minimaal 13 jaar zijn.


5 KinderVakantieWeek.
5.1 Inschrijving.
5.1.1 Geldt voor de kinderen op de basisschool voor de groepen 1 tot en met 8 en alleen gedurende de inschrijftermijn.
5.1.2 Geldt alleen voor kinderen die wonen in Helmond of kinderen die naar een basisschool in Helmond gaan.
5.1.3 Kinderen die gedurende de KinderVakantieWeek logeren bij familie in Helmond, dan wel logeren bij kinderen die naar een basisschool in Helmond gaan maar niet in Helmond zelf wonen, kunnen ook meedoen aan de KinderVakantieWeek, mits op tijd ingeschreven.
5.1.4 Kinderen die kamperen op een camping in Helmond komen niet in aanmerking voor het meedoen met de KinderVakantieWeek, bestuur kan echter anders beslissen bij uitzonderingen.
5.1.5 Het inschrijven van kinderen die aan de KinderVakantieWeek willen deelnemen kan alleen via de KVW-site (www.kindervakantievertier.nl) plaatsvinden.

5.1.6 Aanmeldingen na de aangegeven inschrijftermijn worden niet geaccepteerd. Als mocht blijken dat er een zwaarwegende reden was voor de latere inschrijving zal alsnog worden overwogen of het kind kan worden ingeschreven. In dat geval zal het bestuur een besluit nemen (van belang hierbij is: de reden van late inschrijving; de periode tot aan de start van de KinderVakantieWeek; het aantal aangemelde kinderen; grootte van de groepen.)
5.1.7 Bij het opgeven van het kind voor de KinderVakantieWeek dient u handmatig het verschuldigde inschrijfgeld te voldoen alsmede 1 vrijwilliger van minimaal 18 jaar op te geven. Zonder betaling of inschrijving van een vrijwilliger komt de aanmelding te vervallen.


5.2 Slaapavond.
Geldt alleen voor de kinderen vanaf 9 jaar.
Kinderen kunnen alleen meedoen met de slaapavond als zij de gehele KinderVakantieWeek aanwezig zijn. Het is dus niet mogelijk om alleen mee te doen aan de slaapavond. De slaapavond staat gepland op de woensdagavond.
Ondersteunende vrijwilligers zijn gedurende deze avond niet aanwezig: daarvoor gelden de criteria die te lezen zijn bij “leiding” (punt 4.2) en “vrijwilliger” (punt 4.3). Voor de overnachting gelden er regels en in het geval de deelnemer zich niet aan deze regels houdt is het bestuur genoodzaakt deze deelnemer naar huis te sturen (ook midden in de nacht!!!).

5.3 Vrijwilligers als groepsleiding.
5.3.1 Kinderen kunnen alleen meedoen met de KinderVakantieWeek als er door het gezin tenminste 1 vrijwilliger voor 1 dag wordt aangemeld voor de KinderVakantieWeek. Bij 2 of meer deelnemende kinderen uit 1 gezin geldt dit voor minimaal 2 dagen. Dit hoeft niet altijd één van de ouders te zijn, ook een oom, tante, opa, oma, oudere broer of zus, buurman, buurvrouw enz. kunnen aangemeld worden als vrijwilliger.
5.3.2 Indien de opgegeven vrijwilliger zich na de inschrijfperiode terugtrekt, dient degene die het kind heeft opgegeven voor de KinderVakantieWeek zelf voor een vervanger zorg te dragen.
5.3.3 Indien de opgegeven vrijwilliger zich na de inschrijfperiode terugtrekt, is het bestuur gerechtigd om het opgegeven kind uit te sluiten van deelname aan de KinderVakantieWeek.
5.3.4 De KinderVakantieWeek is geen crèche of andere opvanginstelling. Degene die het deelnemende kind heeft opgegeven voor de KinderVakantieWeek dient zelf voor kinderopvang te zorgen indien het kind door redenen wordt uitgesloten van deelname aan de KinderVakantieWeek en/of de KinderVakantieWeek niet doorgaat.

5.4 Afgelastingen
Het bestuur kan bij onvoorziene omstandigheden bijvoorbeeld bij heel slecht weer, het besluit nemen de KinderVakantieWeek of een gedeelte ervan af te gelasten. Informatie hierover is op de KVW-site (www.kindervakantievertier.nl) en op Facebook te vinden.

5.5 Hiërarchie.
Hiërarchie in besluitvorming van hoog tot laag gedurende de KinderVakantieWeek is als volgt:
Bestuur – Werkgroepleden – Groepsleiding.


6 Toegang.
KVW is gerechtigd om zonder enige opgaaf van redenen personen toegang tot het KVW-terrein te ontzeggen. Met KVW-terrein wordt bedoeld: de locatie(s) welke door KVW gedurende de voorbereidingen van de KinderVakantieWeek en tijdens de uitvoering van de KinderVakantieWeek is(zijn) gereserveerd of gehuurd.


7 Aansprakelijkheid.
Het bestuur en de vrijwilligers zijn niet hoofdelijk aansprakelijk voor enigerlei geleden schade welke is ontstaan gedurende de KinderVakantieWeek.

8 Overige.
In alle gevallen, waarin de reglementen of statuten van KVW geen sluitende oplossing bieden voor een gerezen probleem of vraag, zal het bestuur een besluit nemen naar de dan geldende maatstaven en met de op dat moment aanwezige kennis welke bindend is voor alle betrokkenen.